Pasos para crear una empresa de administración de edificios y condominios en el Perú

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Pasos para crear una empresa de administración de edificios y condominios en el Perú
Autor: Edwin Escalante Ramos
Fundador y Consultor en MEP (MiEmpresaPropia)
Ante el aumento de la construcción de edificios, oficinas y otros proyectos inmobiliarios de uso compartido se ha incrementado la demanda de empresas que ofrezcan el servicio de gestión de condominios, edificios residenciales, oficinas y otras instalaciones.
En MEP (MiEmpresaPropia) hemos ayudado en la creación y formalización de más de 1,200 empresas en los últimos 18 años desde del 2003. Y en los últimos años más de 60 proyectos del sector inmobiliario como: empresas administradoras de edificios, empresas constructoras, inmobiliarias y promotores inmobiliarios, estudios de arquitectos e ingenieros, agentes inmobiliarios, entre otros.
Si quieres conocer de qué manera te podemos ayudar, te presento los principales pasos para formalizar y gestionar tu negocio de administración de edificios y condominios:

CONSTITUCIÓN DE EMPRESA (Trámites legales)
Puedes crear una empresa  de “Administración de edificios y condominios” bajo dos modalidades. (a) Como persona natural con negocio o (b) Bajo la constitución de empresa bajo la forma de persona jurídica bajo cualquiera de las siguientes modalidades: EIRL, SA, SAC O SRL. Para una empresa administradora de edificios y condominios recomendamos que sea una Persona Jurídica debido a que tendrás responsabilidad limitada (Solo se afecta el patrimonio de tu empresa y no tu patrimonio personal) ante cualquier acción y/o obligación que tenga tu empresa en el futuro. Por otro lado tus clientes (Asociaciones de propietarios, empresas de oficinas, entre otros), prefieren trabajar con empresas constituidas como personas jurídicas. 

TIPOS DE CLIENTES (Mercado objetivo)


Una empresa administradora de instalaciones o gestión de inmuebles ( “Facility Management”) puede brindar sus servicios a condominios, centros de oficinas, instalaciones de entidades públicas, clubes, asociaciones y otras entidades no gubernamentales, centros educativos, empresariales, industriales; y en general cualquiera entidad que requiera los servicios de administración de inmuebles.

SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIO (Propuesta de valor)
En MEP te ayudamos a diseñar servicios que le generen valor a tus clientes cubriendo todas las áreas y necesidades en la gestión inmobiliaria.
Dentro del  rubro de administración inmobiliaria, podrá dedicarse a los servicios cómo: servicio de tercerización integral de la gerencia de edificios y condominios, supervisión permanente del funcionamiento de activos, equipos e instalaciones internas, incluyendo la coordinación con otros proveedores para dar soluciones de reparación, reemplazo y mantenimiento de las mismas.
Servicio de gestión financiera como: elaboración de presupuestos de gastos mensuales, elaboración de cronogramas de presupuestos de mantenimientos y pagos futuros y/o previsionales, elaboración de cronograma de mantenimiento preventivos anuales, apertura de cuentas bancarias, entre otros relacionados.
Servicios de cobranza de cuotas ordinarias, extraordinarias, anuales incluyendo la presentación de reportes y situación de los inquilinos, propietarios y/o usuarios de las instalaciones. 
Servicios de pagos de servicios generales de los gastos del inmueble como: planillas, proveedores, servicios básicos, servicios de mantenimiento, servicios extraordinarios y otros relacionados.
Servicio de reportes periódicos al cliente sobre estado de ingresos y gastos, reportes financieros y contables en caso que la junta de propietarios esté inscrita y tenga ruc y/o a solicitud de la misma, conciliaciones bancarias, entre otros conexos.
servicios de reportes en línea y directos a través de páginas web, aplicaciones para celulares, “dashboard” y otros medios de difusión consolidada de información para los usuarios, residentes, dueños y/o junta de propietarios.
Servicios de asesoría legal especializada en asuntos relacionados en temas inmobiliarios como: asesoría legal en relación a la ley de regularización de edificaciones y del régimen de unidades inmobiliarias de propiedad exclusiva y de propiedad común, proceso de regularización de juntas directivas, inscripción en registros públicos, actos notariales, elaboración de manuales de convivencia, asesoría en la negociación y elaboración de reglamento interno que regirá a la junta de propietarios, elaboración de cartas notariales en casos de morosidad, asesoría y representación en transacciones extrajudiciales y otros temas relacionados.

PROVEEDORES
En nuestro programas de consultoría te ayudamos en el servicios de búsqueda, negociación y administración de contratos con proveedores externos de servicios como: limpieza, seguridad, equipamiento, suministros, mantenimiento y reparación, administrativos y otros complementarios. incluyendo servicios de procura, elaboración de contratos, asistencia en procesos de conciliación y resolución de controversias y otras actividades de gestión de proveedores relacionadas.
También te ayudamos en el proceso de importar, producir, maquilar, comercializar al por mayor y menor equipos y productos relacionados para el funcionamiento de instalaciones e inmuebles como equipos de seguridad, equipos e insumos de limpieza, repuestos en general de equipos en edificios como puertas, almacenes, ascensores, luminaria, tanques, entre otros relacionados.

TERCEARIZACIÓN (“Outsourcing”)


Por otro lado tu empresa puede realizar de manera directa servicios de limpieza, seguridad, mantenimiento, venta de activos y otros relacionados para el correcto funcionamiento de edificios, condominios, centro de oficinas, instalaciones de entidades públicas, clubes, asociaciones y otras entidades no gubernamentales, centros educativos, empresariales, industriales; y en general a cualquiera entidad que requiera los servicios de administración de inmuebles.

PROVEEDOR DEL ESTADO
La empresa podrá realizar servicios de administración inmobiliaria a entidades estatales como proveedor del estado bajo todas las modalidades permitidas bajo cualquier modalidad de contratación como adjudicación directa, subastas, licitaciones y otras permitidas por ley. Para ello en MEP (MiEmpresaPropia) te ayudamos en todo el proceso de inscripción en el Registro Nacional de Proveedores (RNP), búsqueda de oportunidades en SEACE y la reglamentación de las OSCE. 

CONTABILIDAD Y TRIBUTACIÓN
En MEP (MiEmpresaPropia), te ayudamos con todo el proceso contable y tributario de tu empresa. Los pasos que debes seguir son los siguientes: (a) Debes solicitar tu RUC y Clave SOL a través de la Mesa de Partes Virtual de SUNAT (b) Puedes llenar la Guía SUNAT para personas naturales o jurídicas, (c) Para tu actividad económica debes elegir el Régimen MYPE Tributario (RMT), (d) Con respecto al giro del negocio debes elegir el código 6820 – ACTIVIDADES INMOBILIARIAS REALIZADAS A CAMBIO DE UNA RETRIBUCIÓN O POR CONTRATA (e) Recomendamos elegir en sistema de contabilidad y sistema de emisión de comprobantes computarizado. Existen muchos temas de orden contable y tributario a tener en cuenta para negocio de gestión de inmuebles que recomendamos ver en una asesoría con nuestro equipo.

COLABORADORES y MARCO LEGAL LABORAL
En MEP (MiEmpresaPropia) te ayudamos con gestión laboral de los colaboradores contratados directamente por la junta de propietarios como: elaboración de contratos laborales, inscripción en los sistemas de T-Registro, Remype, asesoría en los regímenes laborales general, especial y otros especializados; y en general de todo el proceso de administración legal de colaboradores del cliente. Los socios de la empresa (en caso de que sea Persona Jurídica) pueden si desean ser parte de la planilla de la empresa. Por otro lado tanto los socios como personal tercero: asistentes, limpieza, porteros, vigilantes (Sueldo, 2 Gratificaciones, CTS, Essalud, Vacaciones y otros beneficios). O acogerse al Régimen Laboral Especial que tiene un régimen para microempresas y otro para pequeñas con menos costos laborales para tu proyecto. Para ello en MEP te ayudamos con la inscripción de tu empresa en el Registro de la Micro y Pequeña Empresa (REMYPE) del MINTRA.

TRÁMITES MUNICIPALES (Licencia Municipal de Funcionamiento)
Si vas a tener una oficina es importante que conozcas los pasos para el proceso de obtener una licencia de funcionamiento. (a) Elegido el local para tu centro de administración de condominios debemos revisar en la Municipalidad el Plano de Zonificación e Índice de Usos para ver si la ubicación del local califica, esto depende del tipo de zona. En MEP (MiEmpresaPropia) te ayudamos con la preparación del expediente para presentar a la Municipalidad el cual implica los siguiente documentos:
(I) Formato de Declaración Jurada para Licencia de Funcionamiento.
(II) Anexo N°1 – Solicitud de Inspección Técnica de Seguridad en Edificaciones – ITSE y de Evaluación de Condiciones de Seguridad en Espectáculos Públicos Deportivos y No Deportivos – ECSE.
(III) Anexo N°2 – Información proporcionada por el Solicitante para la Determinación del Nivel de Riesgo del Establecimiento Objeto de Inspección.
(IV) Anexo N°3 – Reporte de Nivel de Riesgo del Establecimiento Objeto de Inspección.
(V) Anexo N°4 – Declaración Jurada de Cumplimiento de las Condiciones de Seguridad en la Edificación.
Luego debemos revisar todos los requisitos de seguridad e implementación de elementos de seguridad conforme a los lineamiento de Defensa Civil (INDECI) y recibiremos la inspección por parte de ellos para que nos de nuestro “Certificado de Seguridad de Defensa Civil”.
En casos que pongas un local con un letrero/aviso externo entonces debemos realizar el trámite municipal para solicitar “Licencia de Publicidad Exterior”

TRÁMITES COMPLEMENTARIOS
Existen una serie trámites y actividades complementarias que serán necesarias más al inicio o más de adelante de acuerdo a las necesidades de tu empresa de administración de inmuebles como por ejemplo: (a) Apertura de cuentas bancarias y libros contables para el inicio del proceso operativo, (b) Registro de Nombre Comercial en INDECOPI (Opcional), (c) Elaboración de diferentes manuales como: Manual de calidad, Manual de organización y funciones, Procedimiento de Operaciones Estándar (POE) [Procedimientos estándar, capacitación al personal, limpieza del establecimiento, inventario y manejo de stock, almacenamiento de dispositivos y productos de limpieza, entre otros más. (d) Elaboración del Plan de Implementación y Seguridad en el Trabajo adecuado a los protocolos de bioseguridad COVID-19, (e) Entre otros aspectos más.

IMPLEMENTACIÓN DE TU EMPRESA DE ADMINISTRACIÓN DE CONDOMINIOS
En MiEmpresaPropia (MEP) ofrecemos dependiendo de las necesidades un paquete personalizado de consultoría para apoyarte en todo el proceso de creación e implementación de tu “EMPRESA DE GESTIÓN DE INMUEBLES” incluyendo adicionalmente a los temas de formalización tratados aquí todos los aspectos de un negocio como: estudio de mercado, modelo de negocios (metodología CANVAS), plan de implementación ágil de proyectos (Lean StartUp), búsqueda y cotización de proveedores de equipos, insumos y otros activos, modelo de costos y elaboración del presupuesto del negocio, elaboración de flujo de caja del consultorio médico, creación de marca y la identidad visual del consultorio, marketing digital a través de página web y redes sociales, gestión de negocios de salud, entre muchos temas adicionales.

Autor:
Edwin Escalante Ramos
Gerente General y Fundador de MEP
GRUPO MEP PERU S.A.C. / MIEMPRESAPROPA S.A.C.
992788782
edwin.escalante@mep.pe
www.mep.pe

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Además, hemos implementado hasta la fecha más de 1,200 negocios en diferentes rubros como: boticas, minimarkets, empresa de préstamos, negocios por internet, restaurantes, delivery, agencia de viajes, centros de salud, belleza, ferreterías, importación, exportación, negocios profesionales, ventas al estado, comercios, servicios, franquicias, entre muchos más.

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